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個人情報保護に対する基本方針
個人情報保護方針

個人情報保護方針


制定日  2004年  9月 1日
改訂日  2016年  3月 1日
株式会社ユニバーサルポスト
代表取締役社長 喜瀬 清
基本理念
株式会社ユニバーサルポスト(以下、「当社」といいます)は、事業を行う中で得られる個人情報の保護に関し、その重要性を認識し、全社あげてその実行を確実にするため、次のとおりの基本方針に従って個人情報保護マネジメントシステムを策定し、お客様の満足と安心を提供できるよう常に努力し続けます。

基本方針
1) 当社は、お客様はじめ全ての個人情報の取扱いに関して、お客様が安心して当社に委託していただけるように、適切な管理を致します。
2) 当社は、個人情報の取得に関して、お客様はじめ全ての本人に対し利用目的を明確にし、お客様から受託する業務の範囲内、本人から取得する利用目的の範囲内で取扱います。また、特定個人情報を法の定める目的に必要な範囲に限定して取得し、利用目的を明らかにし、その目的の範囲内において利用し、これらの個人情報を利用目的以外での使用は致しません。また、そのための措置を講じます。
3) 個人情報の取扱いを外部に委託する際は、委託先を選定し、契約などにより委託先の適切な管理を致します。
4) 当社は、取扱う個人情報について、本人から開示、訂正、削除の要求および苦情、問合せがあった場合には適正に対応致します。
5) 当社は、個人情報に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、その他の指針、規範及び個人情報保護マネジメントシステムの要求事項(JIS Q 15001)を遵守し、個人情報の取扱い業務を遂行致します。
6) 当社は、取扱う個人情報に関して、運用面及び組織面から安全かつ正確に管理し、個人情報および特定個人情報への不正アクセス、漏えい、滅失、毀損、改ざんなどに対し適切な予防処置並びに是正処置を講じ安全管理措置を実施いたします。
7) 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員等を含む全社員に周知徹底致します。また、時代、環境に適合するよう継続的に適切な見直しと改善に努めます。

当社における個人情報の取り扱い業務について
お客様からの受託業務において取得する個人情報の利用目的
  • データ入力、データ加工、データ管理等情報処理業務のため
  • ダイレクトメール、フォーム、カード等への印刷業務のため
  • 各種名簿・会報・会議資料・名刺・賀状・挨拶状の制作・印刷業務のため
  • その他、個人情報が含まれる印刷業務のため
  • 印刷物の断裁・加工・製本業務および封入・封緘とその関連処理業務のため
  • 郵便・送付物等の仕分け・区分け、抜取り、差出し等、郵便・送付物の送付処理業務ため
  • 送付された郵送物等の仕分け代行業務のため
  • ファックス送信代行、eメール配信代行、ホームページ・ECサイト運営代行業務のため
  • キャンペーン等アンケート調査代行業務、アンケートASPサービスの提供業務のため
  • ECサイト、キャンペーン事務局、コールセンター等の運営代行による取得業務のため
  • 上記項目に付帯する関連業務のため
当社が自ら取得する個人情報の利用目的
  • 当社へのお問い合せ、苦情、相談等に対する回答、ご案内、資料の送付のため
  • 当社へ直接本人から依頼された、名刺・賀状・挨拶状等の作成・発送・契約業務のため
  • 当社からの製品等の発送及び請求業務のため
  • 当社とお客様とのお取引を適切に履行するため
  • 当社が販売する折鶴再生紙粘土を送付するため
  • 当社の監視カメラにおいて、防犯および施設アクセスを管理するため
  • 当社の採用に関して、ご連絡、案内、資料の送付のため
  • 当社の従業員・役員の労務・人事管理、福利厚生、業務連絡、官庁等への届出のため
当社が特定個人情報を取得する場合の利用目的
(社員および扶養親族にかかわる関係事務)
  • 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
  • 国民年金第三号被保険者関係届出事務
  • 雇用保険関係届出事務
  • 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
  • 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
  • 扶養控除等申告書作成事務
(支払調書等にかかわる関係事務)
  • 報酬・料金等の支払調書作成事務
  • 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
個人情報、特定個人情報の取扱いに関する、苦情、相談、お問合せにつきましては下記窓口で承ります。
開示等のご依頼は、「開示対象個人情報(個人番号を含む)」の開示等請求に関する流れをご覧ください。
■個人情報保護お問合せ窓口
株式会社ユニバーサルポスト
PMS管理室
〒733-0833 広島市西区商工センター7-5-52
TEL:082-277-5588 FAX:082-277-1143
E-mail:privacy@u-post.co.jp
■特定個人情報保護お問合せ窓口
株式会社ユニバーサルポスト
管理本部総務グループ
〒733-0833 広島市西区商工センター7-5-52
TEL:082-277-5588 FAX:082-277-1143
E-mail:privacy@u-post.co.jp
■認定個人情報保護団体お問合せ先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
TEL:03-5860-7565
フリーダイヤル 0120-700-779
 
「開示対象個人情報(個人番号を含む)」の開示等請求に関する流れ
1) 開示対象個人情報
弊社では、直接ご本人様より取得した個人情報を、各々以下の目的により保有しております。
個人情報の種類 利用目的
当社への、お問い合せでいただいた氏名、電話番号、メールアドレス、会社名など お問い合せに対する返答等を行うため。
名刺・賀状等を直接本人から作成を依頼された、氏名、住所、電話番号、勤務先、職位、メールアドレス等 名刺・賀状等を作成・発送・契約するため
お取引先ご担当者リスト 業務上の連絡、製品納入、訪問などのため
折鶴再生紙粘土をインターネットから購入していただいたお客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等 発送業務を行うため
防犯カメラの顔の映像 安全管理措置の一つとして防犯および施設のアクセスを管理するため
F 施設入退館記録・入館証取扱契約書の氏名、会社名 安全管理措置の一つとして施設のアクセスを管理するため
G 求人募集に際し、入手した履歴書に記載された氏名・住所・経歴など 採用選考のため
H 個人情報取扱台帳に特定された社員情報名の中の氏名、住所、電話番号、生年月日、顔写真等 雇用・人事管理・福利厚生のため
I 社員および扶養親族の個人番号 税や社会保障の関係書類作成のため
2) 開示等の範囲
「開示等」とは、JIS Q15001 条項番号3.4.4で定められた開示対象個人情報に対して、ご本人及び代理人が以下の請求を行う権利を行使することを指します。
●利用目的の通知  ●開示  ●内容の訂正、追加又は削除  ●利用の停止 ●消去及び第三者への提供の停止
3) 開示等の請求方法
上記の権利行使を行うに際しては、下記のリンクから「個人情報に関する依頼書」をダウンロードしていただき、必要事項を記載の上、下記に示す本人確認の証明書の写しを同封して、ご郵送ください。
なお、個人情報の利用目的の通知、または個人情報の開示を求められる場合は、手数料として800円をご請求させていただきます。
ご請求は代理人によっても行うことができます。その場合は「委任状」もダウンロードしていただき、必要事項を記載の上、代理人ご本人の本人確認の証明書の写しをご請求者ご本人のものと同封して、ご郵送ください。
4) 本人確認のための証明書等
開示に際して、本人確認を行うために次に示す証明書の写しを請求時に同封ください。
いずれか1点の写し
●運転免許証  ●運転履歴証明書  ●パスポート  ●住民基本台帳カード  ●外国人登録証明書  ●在留カード
いずれか2点の写し
●健康保険証  ●年金手帳  ●住民票  ●印鑑登録証明書
※必ず現住所が記載されているものをご用意ください。
※運転免許証の写しは本籍地(機微情報)が見えないように黒で塗りつぶしてください。
5) 開示方法
上記、開示内容及びその他の上記請求につきましては、その請求に対する対処結果を書面にて、送付頂いた本人確認証明書に記述される住所に書留郵便で発送させていただきます。なお、お電話による回答は、致しませんのでご了承ください。
6) 開示を拒絶する場合
「個人情報の保護に関する法律」の定めの中で開示等に関する例外条項に該当する個人情報に関しての開示等の請求及び明確な本人確認ができない場合等について、当社の判断で開示請求についてこれを拒絶する場合があります。なお、拒絶する場合には、この理由を書面にてご本人もしくは代理人に通知させて頂きます。
7) 開示等の請求先
「個人情報に関する依頼書」「ご本人確認の証明書の写し」の郵送先)
■個人情報に関する開示等ご請求の郵送先
株式会社ユニバーサルポスト
PMS管理室
〒733-0833 広島市西区商工センター7-5-52
TEL:082-277-5588
■特定個人情報(個人番号・マイナンバー)に関する開示等ご請求の郵送先
株式会社ユニバーサルポスト
管理本部総務グループ 特定個人情報事務取扱担当者宛
〒733-0833 広島市西区商工センター7-5-52
TEL:082-277-5588
「個人情報に関する依頼書」こちら
「委任状」こちら
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